Trong quá trình chuyển đổi số, việc ứng dụng triển khai hóa đơn điện tử đang là xu thế tất yếu của doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp còn đang tỏ ra e ngại bởi hình thức hóa đơn mới do chưa nắm rõ nhiều vấn đề từ thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, cách làm biên bản hủy hóa đơn điện tử theo mẫu, cách xử lý hóa đơn sai sót. Trước hết, doanh nghiệp cần hiểu rõ về những ưu điểm, nhược điểm của hóa đơn điện tử để có sự chuẩn bị khi triển khai tại doanh nghiệp của mình.
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp đơn giản hóa thao tác lập, xuất ký xác nhận hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không còn phải lo lắng tình trạng thất lạc, mất hóa đơn trong quá trình chuyển phát. Việc gửi hóa đơn cho khách hàng trở nên nhanh chóng hơn qua Email và các hình thức kết nối mạng khác.
Các chi phí in ấn, giấy tờ, chi phí chuyển phát sẽ được cắt gọn đặc biệt là giảm chi phí lưu trữ hóa đơn. Thay vì việc phải lưu trữ trong kho tốn kém diện tích khó tra cứu thì lưu trữ bằng phương tiện điện tử giúp doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn được lâu hơn mà không tốn kém diện tích. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không còn lo lắng về việc hóa đơn hư hỏng, rách nát, ẩm mốc.
Bên cạnh đó, các yếu tố bảo mật, an toàn của hóa đơn cũng được kiểm soát. Người bán hay người mua muốn sử dụng hóa đơn chỉ cần lên phần mềm để trích xuất là có ngay, không cần lo lắng thất lạc, hỏng hay nhòe chữ khi mang ra môi trường thông thường.
Về cơ bản, khi sử dụng hóa đơn điện tử, nhất là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, dữ liệu sẽ được đồng bộ tự động. Cùng với đó, doanh nghiệp không phải gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến cơ quan thuế do phần mềm tạo hóa đơn điện tử cho phép tự xác định số lượng hóa đơn điện tử sử dụng.
Ngoài những lợi ích tiết kiệm các khoản phí như in ấn, vận chuyển, lưu trữ thì hóa đơn điện tử còn giúp tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp. Nếu như trước đây một người kế toán phải dành ra hàng tiếng đồng hồ để xử lý hóa đơn, bao gồm lập, phát hành, lưu trữ, phân loại số liệu, tìm kiếm hóa đơn, giải quyết tranh chấp, … thì bây giờ chỉ với vài cú nhấp chuột, họ có thể giải quyết công việc trong thời gian ngắn.
Nếu như đối với doanh nghiệp, hóa đơn điện tử mang tính ảnh hưởng nhiều đến nội bộ doanh nghiệp thì với cơ quan thuế, hóa đơn có ảnh hưởng đến các công tác thanh tra, kiểm tra, hoàn thuế hay phân tích rủi ro doanh nghiệp.
Nếu các doanh nghiệp đồng bộ sử dụng hóa đơn điện tử thì sẽ tạo ra môi trường kinh doanh minh bạch. Từ đó, các chi cục thuế cũng dễ dàng ngăn chặn nạn hóa đơn giả, cảnh báo những doanh nghiệp giả mạo, bỏ trốn, làm ăn phi pháp.Hướng dẫn kê khai thuế đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc
Quy trình hủy hóa đơn giấy chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử
Hướng dẫn kê khai thuế đối với chi nhánh hạch toán phụ thuộc
Tuy nhiên để triển khai toàn bộ doanh nghiệp áp dụng hóa đơn điện tử thì không phải là điều dễ dàng. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các cơ sở hạ tầng thông tin theo đúng như yêu cầu của Tổng cục thuế quy định. Điều này là một rào cản lớn cho các đơn vị vừa, nhỏ và siêu nhỏ.
Ngoài ra, hiện nay số lượng doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử còn hạn chế. Nhiều đơn vị chưa sử dụng hóa đơn điện tử nên nếu bên bán phát hành bản điện tử còn phải giải thích các tính pháp lý của loại hóa đơn này.
Bên cạnh đó, các yếu tố nhân lực đủ trình độ công nghệ thực hiện, xử lý phần mềm hóa đơn điện tử cùng là một thách thức mà tất cả các doanh nghiệp phải đối mặt.
